Online Dokumentáció
Az alábbiakban a Program Produkt által készített nVoice számlázó program Online dokumentációját olvashatja. A tartalomjegyzék elemeire való kattintással a megfelelő fejezethez juthat. A dokumentáció gazdagon illusztrált, ezáltal a számlázás folyamata könnyebben követhetővé válik. Sok sikert kívánunk a programmal való ismerkedéshez!
Tartalomjegyzék
A Program Produkt által kifejlesztett nVoice számlázó program segítségével a jogszabályi előírásoknak formailag és tartalmilag megfelelő számlák készíthetők. A program nyilvántartja a vevőket, az értékesített árukat és az elvégzett szolgáltatásokat. Az nVoice segítségével statisztika készíthető a számlákról, így a vállalkozás tevékenységének elemzését biztosító adatok birtokába juthatunk.
Az nVoice alap ügyfeleink számára az általunk készített programok megismerésére. Az nVoice egy egyszerű ügyviteli folyamat számítógépen való elvégzésében ad segítséget. A program használója az nVoice-on keresztül megismerkedhet az általunk tervezett rendszerek megoldásaival.
A következő listában az általunk hasznosnak tartott programfunkciókat soroljuk fel:
- Számlák, partnerek, áruk, szolgáltatások nyilvántartása
- Egy kattintással elérhető szűrési, rendezési funkciók
- Egér nélkül, tisztán billentyűzetről is használható (profi felhasználóknak)
- Alapértelmezett ár felvitele a szolgáltatásokhoz
- Devizás számla készítése
- Angol és német nyelvű számlák készítése
- Lehetőség új idegen nyelv bevetésére
- Szállítólevél készítés
- Számla készítése szállítólevélből
- Stornó számla készítése
- Helyesbítő számla készítése
- Számlából számla készítése (számla másolása)
- Számla, szállítólevél statisztika (beállítható rendezés, szűrés, csoportosítás, részösszegek, végösszegek)
- Excel exportálás
- Több felhasználó, jogosultságok kezelése
- Több szállító kezelésének lehetősége
- Hálózatos működés lehetősége
- Lehetőség adatbázis szerver használatára
Az alábbi listában az nVoice 1.8 új funkcióit soroljuk fel:
- A stornó és helyesbítő számla kiállításának módja megváltozott. A stornó és helyesbítő számla megnevezése 2008 január 1-től: SZÁMLÁVAL EGY TEKINTET ALÁ ESŐ OKIRAT.
- A devizában kiállított számlákon a program feltünteti az ÁFA értékét forintban, ha a felhasználó megadja a deviza árfolyamát. A program kibővült egy árfolyam törzzsel, amelyből a program a számla kelte alapján beállítja az árfolyamot. Az ÁFA értékét 2008 január 1-től kötelező megadni, tehát ha nem ad meg árfolyamot, akkor a megjegyzés rovatban kell feltüntetni.
Az alábbi listában az nVoice 1.7 új funkcióit soroljuk fel:
- A stornó számla kiállításának módja megváltozott. A stornó számla új sorszámot kap.
- A helyesbítő számla kiállításának módja megváltozott. A helyesbítő számla tartalmazza a helyesbített és a helyesbítő tételeket.
- Olasz nyelvű nyomtatások
Az alábbi listában az nVoice 1.6 új funkcióit soroljuk fel:
- Stornó számla nyomtatás
- Szállítólevelek csoportos / gyűjtő számlázása
- Lengyel nyelvű nyomtatások
- Nyomtatás előtti nyomtató választás
Az alábbi listában az nVoice 1.5 új funkcióit soroljuk fel:
- Szállítólevél nyomtatása
- Kiegyenlítések nyilvántartása
- Helyesbítő számla nyomtatása
- Több szállító kezelésének lehetősége
- Számla tételenkénti megjegyzés
- Alapértelmezett ár felvitele a szolgáltatásokhoz
A próbaverzió korlátozásai a következők:
- A próbaverzió nem regisztrálható a programot használó cég nevére, címére.
- A próbaverzió egy fiktív cégnevet és címet jelenít meg a nyomtatott számlákon.
- A próbaverzió egy "MINTA" feliratot jelenít meg a nyomtatott számlákon.
Az nVoice tervezésénél szem előtt tartottuk az egységes, felhasználóbarát kezelőfelület kialakítását. Ahhoz, hogy ezt el tudjuk érni, nagy energiát fordítottunk a program tervezésére. A program elkészítéséhez nagy segítséget adott a programjainkat használó cégekkel fenntartott rendszeres kapcsolattartás.
A felhasználói felület elemeire jellemző, hogy ha az egérmutató körülbelül egy másodpercig megpihen egy elem felett, akkor egy sárga hátterű ablakban rövid szöveges leírás jelenik meg az elem funkciójáról. Ezekkel az előugró segítségekkel még könnyebbé, és gyorsabban megtanulhatóvá tettük az nVoice kezelését.
Az nVoice egyik leggyakrabban használt ablaktípusa az adattábla. Egy adattáblában az nVoice-ban található azonos típusú adatok vannak felsorolva. Az adattábla segítségével műveletek végezhetők el az adatokon, mint például új elem felvitele a listába, elem szerkesztése, vagy elem törlése.
1. ábra
Példa a program adattábláira - Az Áfa kulcsok listája
Az nVoice adattáblájára az 1. ábrán látható példa. Az ablak felső részén ikonnal ellátott gombok találhatók az adott listán való műveletek elvégzéséhez. Az egérmutatót a gomb felett hagyva felirat jelenik meg a gomb funkciójáról, és a gomb megnyomásával egyenértékű gyorsbillentyűről. Az ikonok funkcióját az alábbi táblázatban foglaljuk össze balról jobbra haladva:
| Funkció |
Leírás |
| Új |
Új elem hozzáadása a listához (itt: új Áfa kulcs hozzáadása). |
| Szerkesztés |
A kijelölt elem szerkesztése (itt: a kijelölt Áfa kulcs szerkesztése). |
| Törlés |
A kijelölt elem törlése (itt: a kijelölt Áfa kulcs törlése). |
| Frissítés |
A lista frissítése (itt: az Áfa kulcsok listájának frissítése). Amennyiben a programot hálózatban használják, előfordulhat, hogy ameddig az adott lista nyitva van, egy másik felhasználó új elemet visz fel a listába. A lista frissítése megjeleníti az új elemeket a listában. |
| Adatok exportálása |
A listában levő adatok exportálása CSV fájlba, vagy Microsoft Excelbe. Előfordulhat, hogy az adatokkal olyan műveleteket kell végezni, amelyekre a program nem képes. Ekkor az adatok exportálhatók Microsoft Excel-be, és ott elvégezhetők rajta a szükséges műveletek. (itt: Áfa kulcsok exportálása CSV fájlba, vagy Microsoft Excelbe) |
| Nyomtatás |
A listában levő adatok, vagy a kiválasztott adat nyomtatása. (itt: A gomb nem aktív) |
| Nyomtatási kép |
A listában levő adatok, vagy a kiválasztott adat nyomtatási képének megtekintése. (itt: A gomb nem aktív) |
| Gyorskeresés |
Keresés a listában, a lista sorrendje szerinti mező tartalma szerint. A gomb megnyomása után begépelhető a keresett adat. A program gépelés közben megpróbál egyre közelebb jutni a keresett listaelemhez. (itt: Gyorskeresés név alapján) |
| Sorrend |
A gomb megnyomása után beállítható, hogy a lista adatai milyen sorrendben jelenjenek meg. (itt: A gomb nem aktív) |
| Feltételek |
A gomb megnyomása után szűrési feltételek adhatók meg a lista elemeire. (itt: A gomb nem aktív) |
Az nVoice másik, gyakran használt ablaktípusa a szerkesztőablak. Az ablaktáblába való új elem felviteléhez, vagy szerkesztéshez a szerkesztőablak használatos. A szerkesztőablakban módosíthatók egy listabeli elem tulajdonságai.
2. ábra
Példa a program szerkesztőablakaira - Számla szerkesztése
A 2. ábrán példa látható a program szerkesztőablakaira, egy számla szerkesztését illusztrálja az ábra. A szerkesztőablak felső részén található gombok funkcióját az alábbi táblázat foglalja össze:
| Gomb |
Funkció |
| Ok |
A szerkesztett elem módosításainak elfogadása. (itt: A számla adatai módosításának elfogadása.) |
| Következő |
A szerkesztett elem módosításának elfogadása, majd új elem felvitele. (itt: A számla adatai módosításának elfogadása, majd új számla felvitele.) |
| Forgók |
A forgó értékek beállítása. Tömeges feldolgozás esetén előfordulhat, hogy egy mező értéke több egymás utáni listaelemben ugyanaz marad. Ilyen eset például egy adott partner számláinak felvitele. A programban definiálhatók forgó mezők. Forgó mező az előbbi példában a számla partnere. A forgók gomb megnyomása után az előzőleg felvitt lista elem forgó értékei beíródnak a szerkesztőablak adatmezőibe. (itt: A gomb nem aktív) |
| Mégse |
A szerkesztett elem módosításainak elvetése. (itt: A számla adatai módosításának elvetése) |
A 2. ábrán példa látható a különféle szerkesztőmezők előfordulásaira:
- A Megjegyzés mellett található lenyíló listából választható érték a mező számára. Akár a lista lenyitása (alt + le) után a kurzor billentyűkkel, vagy az egér használatával. A listaelem kezdőbetűinek begépelése után a megfelelő elem kiválasztódik a listából. A lista mellett található gomb megnyomása után új elem vihető fel a listába. A gomb felett hagyva az egérmutatót, rövid szöveges leírás jelenik meg a gomb funkciójáról, és a gombot helyettesítő gyorsbillentyűről.
- A szöveges megjegyzés beviteli mezőbe tetszőleges hosszúságú szöveg írható.
- A sárga hátterű mezők (számla nettó végösszeg, számla ÁFA tartalom, számla bruttó végösszeg) informatív mezők, tartalmuk nem szerkeszthető.
3. ábra
Példa a dátum szerkesztőmező használatára - Teljesítés dátumának bevitele
A 3. ábrán a dátum szerkesztőmező használatára látható példa. Ha a szerkesztőmező jobb felében egy naptár ikonja látható, akkor a gomb egérrel történő megnyomása után, vagy az alt + le kombináció megnyomása után a naptár használható a mező értékének beállítására.
4. ábra
Példa a kalkulátor szerkesztőmező használatára - Egységár bevitele
A 4. ábrán a kalkulátor szerkesztőmező használatára látható példa. Ha a szerkesztőmező jobb felében egy számológép ikonja látható, akkor a gomb egérrel történő megnyomása után, vagy az alt + le kombináció megnyomása után a számológép használható a mező értékének kiszámítására.
A program által nyomtatott okmányokat, számlákat nyomtatás előtt meg lehet tekinteni. Így a program használója még a nyomtatás előtt meggyőződhet az adatok helyességéről. Az 5. ábra egy számla nyomtatási képét mutatja be. A számlán szereplő adatokat kiretusáltuk.
5. ábra
Példa a nyomtatási előnézet használatára - Számla nyomtatása
(50%-os méret)
Az alábbi táblázatban felsoroljuk a nyomtatási előnézet ablakon szereplő gombokat (balról jobbra), rövid leírással a funkciójukról:
| Gomb |
Funkció |
| Nyomtatás |
A nyomtatási előnézeten szereplő kép nyomtatása. |
| Nyomtató beállításai |
A gomb megnyomása után beállíthatók a Windows-ba telepített nyomtatók. |
| Fel |
A gomb megnyomása után a nyomtatási kép feljebb lép. Ha a kép elérte a lap tetejét, és van előző oldal, akkor átugrik az előző oldal aljára. |
| Le |
A gomb megnyomása után a nyomtatási kép lejjebb lép. Ha a kép elérte a lap alját, és van következő oldal, akkor átugrik a következő oldal tetejére. |
| Első lap |
A gomb megnyomása után a nyomtatási kép az első lapra ugrik. |
| Előző lap |
A gomb megnyomása után a nyomtatási kép az előző lapra ugrik. |
| Következő lap |
A gomb megnyomása után a nyomtatási kép a következő lapra ugrik. |
| Utolsó lap |
A gomb megnyomása után a nyomtatási kép az utolsó lapra ugrik. |
| 100 százalékos nagyítás |
A gomb megnyomása után a nyomtatási kép nagyítása 100% lesz. |
| Teljes képhez nagyítás |
A gomb megnyomása után a nyomtatási kép nagyítása akkora lesz, hogy éppen elférjen az előnézet ablakban. |
| Képszélességhez nagyítás |
A gomb megnyomása után a kép nagyítása akkora lesz, hogy a szélessége éppen elférjen az előnézet ablakban. |
| Nagyítás |
A gomb megnyomása után a nyomtatási kép nagyítása 10 százalékkal nő. |
| Kicsinyítés |
A gomb megnyomása után a nyomtatási kép nagyítása 10 százalékkal csökken. |
Az nVoice lehetőséget ad idegen nyelvű számlák készítésére. A programmal készített számlákon szerepelnek mind a magyar nyelvű, mind az idegen nyelvű megnevezések. Ahhoz, hogy a program az idegen nyelvű számlákat ki tudja nyomtatni, meg kell adni a megfelelő adatok idegen nyelvű megnevezését. Az idegen nyelvű adatok bevitelére mindig az aktuális kód vagy törzs adat bevitelénél nyílik lehetőség. Az adatokat csak egyszer kell megadni, nem minden nyomtatás esetén. Az alábbi adatok nyomtatására van szükség idegen nyelvű adatok nyomtatásakor:
- Áfakulcsok,
- Mennyiségi egységek,
- Számla fizetési módok,
- Szolgáltatások.
Az nVoice által használt kódok a program Kód menüpontján találhatók meg. A kódokat arra használja a program, hogy a gyakran használt fogalmak begépelését meggyorsítsa, az elírásokat pedig megszüntesse. A programban található lenyíló listákon általában kódok találhatók. A kódok közül a lenyíló listában kiválasztható a megfelelő kód, vagy a kód első pár betűjének begépelése után a program megkeresi a begépelt szöveggel kezdődő kódot. A kódok használatára példa található a 6. ábrán. A lenyíló lista melletti gomb segítségével új kód vihető fel a listába.
6. ábra
A város kód használata a partner alapadatainak megadásakor
Az alábbiakban felsoroljuk, hogy az nVoice milyen kódokat használ.
A gazdaságban használt Áfa kulcsok. Egy Áfa kulcs az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- Név - Az Áfa kulcs neve. Az Áfa kulcsot a neve alapján lehet kiválasztani a kódlistából. A hosszú név kerül rá a számlán levő Áfa kulcsonkénti összesítésre.
- Többnyelvűség - Az Áfa kulcs idegen nyelvű megnevezései.
- Rövid név - Az Áfa kulcs rövid neve.
- Többnyelvűség - Az Áfa kulcs idegen nyelvű rövidítései.
- Szorzó - Az Áfa tartalom, százalékban. "25" 25 százalék ÁFÁ-t jelent.
Áfakulcs szerkesztésére a 7. ábrán látható példa.
7. ábra
Az Áfakulcs szerkesztése
A céggel kapcsolatban álló bankok. Egy bankhoz az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
Bank szerkesztésére a 8. ábrán látható példa.
8. ábra
Bank szerkesztése
A cég tevékenysége során előforduló devizanemek. Egy devizanemhez az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- Név - A devizanem neve. A devizanemet a neve alapján lehet kiválasztani a kódlistából.
- Rövid név - A devizanem rövidített neve. Csak belső használatra.
Devizanem szerkesztésére a 9. ábrán látható példa.
9. ábra
Devizanem szerkesztése
A számlázott áruk és szolgáltatások mennyiségi egységei. Egy mennyiségi egységhez az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- Név - A mennyiségi egység neve. A mennyiségi egységet a neve alapján lehet kiválasztani a kódlistából.
- Többnyelvűség - A mennyiségi egység idegen nyelvű megnevezései.
- Rövid név - A mennyiségi egység rövidített neve. A számlán használatos, a mennyiségi egység oszlopban.
Mennyiségi egység szerkesztésére a 10. ábrán látható példa.
10. ábra
Mennyiségi egység szerkesztése
A partnerek címében előforduló országok. Egy országhoz az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- Név - Az ország neve. Az országot a neve alapján lehet kiválasztani a kódlistából. Csak belső használatra.
- Rövid név - Az ország rövidített neve. Csak belső használatra.
Ország szerkesztésére a 11. ábrán látható példa.
11. ábra
Ország szerkesztése
A számlán szereplő fizetési módok (készpénz, átutalás, ...). Egy fizetési módhoz az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- Név - A fizetési mód megnevezése. A fizetési módot a neve alapján lehet kiválasztani a kódlistából. A fizetési mód szerepel a számlán, a fizetési mód rovatban.
- Többnyelvűség - A fizetési mód idegen nyelvű megnevezései.
Fizetési mód szerkesztésére a 12. ábrán látható példa.
12. ábra
Fizetési mód szerkesztése
A számla jogcíme. Belső használatra, statisztikák készítéséhez. Egy számla jogcímhez az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- Név - A számla jogcím neve.
Számla jogcím szerkesztésére a 13. ábrán látható példa.
13. ábra
Jogcím szerkesztése
A kiszámlázott áruk/szolgáltatások VTSZ/SZJ kódjai. Egy VTSZ/SZJ kódhoz az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- VTSZ/SZJ kód. A VTSZ/SZJ kódot a VTSZ/SZJ kód alapján kell kiválasztani a kódlistából. A VTSZ/SZJ kód szerepel a számlán, a VTSZ/SZJ kód oszlopban.
VTSZ Kód szerkesztésére a 14. ábrán látható példa.
14. ábra
VTSZ/SZJ kód szerkeszése
A partnerek címében előforduló városok. Egy városhoz az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- Név - A város neve. A várost a neve alapján kell kiválasztani a kódlistából.
Város szerkesztésére a 15. ábrán látható példa.
15. ábra
Város szerkesztése
Az nVoice által használt törzsek hasonló szerepet látnak el, mint a kódok, de ide általában olyan fogalmak tartoznak, amelyek többféle tulajdonsággal rendelkeznek. A törzs menüponton találhatók meg például a cég partnerei. A partnereket általában ugyanolyan listából kell kiválasztani a program használata során, mint a kódokat, de egy partnernek lényegesen több tulajdonsága van, mint egy kódnak. Egy partnerhez megadható például adószám, nyelv, cím, bankszámlaszám, stb.
Az alábbiakban táblázatban felsoroljuk, hogy az nVoice milyen törzseket használ, rövid leírással a törzsről.
A bankszámlák törzsben kell nyilvántartani a cég bankszámláit. Minden partnerhez megadható - és meg is kell adni - hogy milyen bankszámlaszámot tüntessen fel a program a partner számára elkészített számlán. Egy bankszámlához az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- Név - A bankszámla neve. A bankszámlákat a név alapján kell kiválasztani a kódlistából.
- Bank - A bankszámlát vezető bank.
- IBAN - A bankszámla IBAN száma
- Bankszámlaszám - A bankszámlaszám. Általában 3x8 szám, kötőjelekkel elválasztva.
Bankszámla szerkesztésre a 16. ábrán látható példa.
16. ábra
Bankszámla szerkesztése
A számlákon szerepeltethető megjegyzések általában egy bizonyos sablon alapján készülnek. Például: "Késedelmes fizetés esetén késedelmi kamatként a 111/89 MT. rendelet alapján a mindenkori jegybanki alapkamat kétszeresének időarányos részét érvényesítjük.". Ebben a táblázatban tárolhatók a sablonszerű megjegyzések, amelyek a számlára másolhatók, majd tetszőlegesen módosíthatók. Egy megjegyzéshez az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- Név - A megjegyzés neve. A megjegyzések a nevük alapján választhatók ki a kódlistából.
- Szöveg - A megjegyzés szövege.
17. ábra
Megjegyzés szerkesztése
A partnerek törzsben kell nyilvántartani a cég partnereit. A partnerekhez az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- Partnerkód - A partner kódja.
- Név - A partner neve. A partnert a neve alapján lehet kiválasztani a kódlistából.
- Ország - A partner melyik országban található.
- Irányítószám - A partner irányítószáma.
- Város - A partner címének városa.
- Utca - A partner címe: utca, házszám.
- Bankszámlaszám - A partner bankszámlaszáma. Csak belső használatra.
- Adószám - A partner adószáma.
- Fizetési határidő - A partner fizetési határideje. Amennyiben ki van töltve, a számla elkészítésénél a fizetési határidő a számla keltéből és a fizetési határidőből kiszámítódik, valamint a fizetési mód átutalásra vált a partner kiválasztása esetén.
- Bankszámla - A partner számára számlán feltüntetendő bankszámlaszám.
- Nyelv - A partner nyelve. Itt adható meg, hogy milyen nyelvű számlát nyomtasson a program az adott partner számára.
Partner szerkesztésére a 18. ábrán látható példa.
18. ábra
Partner szerkesztése
Az áruk, szolgáltatások törzsben kell nyilvántartani a cég által értékesített árukat vagy nyújtott szolgáltatásokat. Egy áruhoz/szolgáltatáshoz az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
- Név - Az áru vagy szolgáltatás megnevezése
- Többnyelvűség - Az áru vagy szolgáltatás idegen nyelvű megnevezései.
- VTSZ/SZJ Kód - Az áru VTSZ kódja vagy a szolgáltatás VTSZ kódja.
- Egységár - Az áru nettó egységára. Alapértelmezett értékként ez az összeg kerül a számla tételre.
- Áfa kulcs - Az áru ÁFA kulcsa. Alapértelmezett érékként ez az ÁFA kulcs kerül a számla tételre.
- Mennyiségi egység - Az áru vagy szolgáltatás mennyiségi egysége. Alapértelmezett érékként ez a mennyiségi egység kerül a számla tételre.
Egy áru/szolgáltatás szerkesztésére a 19. ábrán látható példa.
19. ábra
Áru, szolgáltatás szerkesztése
A forgalom menüpont alatt található meg a szállítólevél készítés és a számlázás.
Az nVoice az 1.5-ös verziótól képes szállítólevelek készítésére. A szállítólevelek a forgalom menüpont alatt találhatók meg. Új szállítólevél a szállítólevelek adattáblába való új elem felvitelével készíthető. Egy meglévő és még nem kinyomtatott szállítólevél szerkesztése is erről az adattábláról végezhető el.
A szállítólevelek adattábla speciális gombokat is tartalmaz, a szállítóleveleken elvégzendő speciális műveletek elérésére. A szállítólevelek adattáblára a 20. ábrán látható példa. A funkció balról jobbra haladva:
- Stornózás - Stornó szállítólevél készítése. Csak kinyomtatott szállítólevél stornírozható. A stornózás arra szolgál, hogy az adott szállítólevél a számítógépes nyilvántartásban megjelölhető legyen stornó szállítólevélként. Stornózott szállítólevél nyomtatásakor STORNO felirat kerül a szállítólevélre.
- Szállítólevél másolása - Az éppen kiválasztott szállítólevél másolása. A program a gomb megnyomása után felvisz egy új szállítólevelet kitöltve az akutálisan kiválasztott szállítólevél adataival.
- Kiszámlázás - Az éppen kiválasztott szállítólevél vagy szállítólevelek kiszámlázása. A gomb megnyomása után a program elkészít egy számlát, kitöltve a szállíólevél vagy szállítólevelek adataival. Több szállítólevél a Windows-ban megszokott control+klikk, vagy shift+kurzor billentyűk segítségével lehetséges. Amennyiben több szállítólevél kerül kiszámlázásra, a program azokat a tételeket, ahol a megnevezés, SZJ kód, ÁFA tartalom, egységár megegyezik, összevonja. Több szállítólevél kiszámlázása esetén a szállítóleveleken szereplő partnereknek meg kell egyezniük.
20. ábra
A szállítólevelek adattábla
(50%-os méret)
A szállítólevelek adattábla első oszlopa a szállítólevél státuszát mutatja. A szállítólevél státusza az alábbi értékeket veheti fel:
- Üres érték - Elkészített, de még ki nem nyomtatott szállítólevél.
- N - Kinyomtatott szállítólevél.
- S - Stornózott szállítólevél.
A szállítólevelek szerkesztőablakán levő beviteli mezők két csoportra vannak osztva. A két csoport két külön fülön található (fej adatok, tételek). A fej adatok a szállítólevél fejlécében szereplő adatokat tartalmazzák:
- Sorszám - Automatikusan, a számítógép által adott sorszám. Nem szerkeszthető.
- Partner - Az partner, akinek a szállítólevél ki lesz állítva. Amennyiben a partner nem található a listában, a listától jobbra eső gomb segítségével felvihető a listába. Partner felvitele előtt érdemes megnézni, hogy szerepel-e már a listában, és csak akkor felvinni, ha szükséges. Ellenkező esetben sok dupla adat kerül a partner törzsbe.
- Irányítószám - A partner irányítószáma. Informatív adat, a partner kiválasztásakor frissül az értéke.
- Város - A partner városa. Informatív adat, a partner kiválasztásakor frissül az értéke.
- Utca - A partner címe. Informatív adat, a partner kiválasztásakor frissül az értéke.
- Fizetési mód - A számlázáskori fizetési mód. A fizetési mód (készpénz, átutalás). Amennyiben a partnernél meg van adva fizetési határidő, és az nem nulla, akkor a partner kiválasztásakor a fizetési mód átutalásra vált.
- Szállítólevél kelte - A szállítólevél kelte
- Példányszám - Hány példányban készüljön a szállítólevél
- Devizanem - A szállítólevél devizaneme. A programmal készíthető forintos és devizás szállítólevél. Ennek a számlázáskor van jelentősége. A forintos szállítólevelek S előtaggal, a devizás (nem forintos) számlák E előtaggal kapnak sorszámot, és külön sorszámon futnak.
- Bankszámla - A számlázáskor a partner számára megjelenítendő bankszámlaszám.
- Jogcím - A szállítólevél jogcíme. Belső használatra, a statisztikához. A szállítólevelekről kérhető összesítés jogcímek szerint.
Egy szállítólevél fej adatainak szerkesztésére a 22. ábrán látható példa.
22. ábra
Szállítólevél fej adatainak szerkesztése
A tétel adatok az alábbi beviteli mezőket tartalmazza:
- Szállítólevél tételek - A szállítólevélen szereplő tételek. A lista mellet levő gombokkal vihető fel új tétel, szerkeszthető az aktuálisan kiválasztott tétel, vagy törölhető tétel.
- Megjegyzés - A szállítólevél megjegyzése. A listából kiválaszthatók az előre elkészített megjegyzések, amik utána szerkeszthetők. Készíthető megjegyzés előre elkészített megjegyzés használata nélkül is.
- Nettó - A szállítólevél nettó végösszege.
- Áfa - A szállítólevél ÁFA tartalma.
- Bruttó - A szállítólevél bruttó végösszege.
A szállítólevél tétel adatainak szerkesztésére a 23. ábrán látható példa.
23. ábra
Szállítólevél tételadatok szerkesztése
A szállítólevél tételek a szállítólevél szerkesztőablak tételek fülén a szállítólevél tételek listába vihetők fel. A szállítólevél tételeinek felvitelekor az alábbi adatokat kell megadni:
- Szolgáltatás - A kiszámlázandó szolgáltatás. A listából kiválasztható a kiszámlázandó áru vagy szolgáltatás. Amennyiben nincs a listában, a beviteli mező jobb oldalán található gombbal fel lehet vinni. Érdemes a felvitel előtt meggyőződni arról, hogy az adott szolgáltatás még nincs a listában, ellenkező esetben előfordulhat, hogy egyes szolgáltatások többször kerülnek felvitelre a szolgáltatás törzsbe.
- VTSZ/SZJ Kód - A szolgáltatás VTSZ vagy SZJ kódja. Informatív adat, a partner kiválasztásakor frissül az értéke.
- Áfa kulcs - Az áru vagy szolgáltatás Áfa kulcsa.
- Mennyiség - Az áru vagy szolgáltatás mennyisége.
- Mennyiségi egység - Az áru vagy szolgáltatás mennyiségi egysége.
- Egységár - Az áru vagy szolgáltatás egységára.
- Nettó - A tétel nettó értéke.
- Áfa - A tétel ÁFA tartalma.
- Bruttó - A tétel bruttó értéke.
- Megjegyzés - A számla tételhez fűződő megjegyzés.
A szállítólevél tétel szerkesztésére a 24. ábrán látható példa.
24. ábra
Szállítólevél tétel szerkesztése
Elérkeztünk a program fő funkciójához, a számlázáshoz. A számlázás a forgalom menüpont alatt található meg. Új számla a számlák adattáblába való új elem felvitelével készíthető. Egy meglévő és még nem kinyomtatott számla szerkesztése is erről az adattábláról végezhető el.
A számlák adattábla speciális gombokat is tartalmaz, a számlákon elvégzendő speciális műveletek elérésére. A számlák adattáblára a 25. ábrán látható példa. A funkció balról jobbra haladva:
- Stornózás - Stornó számla készítése. Csak kinyomtatott számla stornírozható. A stornózás arra szolgál, hogy az adott számla a számítógépes nyilvántartásban megjelölhető legyen stornó számlaként. Stornózott számla nyomtatásakor STORNO felirat kerül a számlára.
- Helyesbítő számla - Helyesbítő számla készítése az éppen kiválasztott számlához. A program a gomb megnyomása után felvisz egy új számlát kitöltve az akutálisan kiválasztott számla adataival, az egységárakat (így a nettó, áfa, bruttó értékeket is) negatív előjellel véve. A helyesbített tételek nem módosíthatók.
- Számla másolása - Az éppen kiválasztott számla másolása. A program a gomb megnyomása után felvisz egy új számlát kitöltve az akutálisan kiválasztott számla adataival, az új számla fizetési határidejét és a teljesítés határidejét az új kelthez igazítva.
- Befizetés - Az éppen kiválasztott számla ellenértékének befizetése. A gomb megnyomása után megadandó a befizetett összeg. A program nem tartja nyilván a befizetéseket, kizárólag a befizetett összeget. A számlákon való tartozásokról statisztika készíthető.
25. ábra
A számlák adattábla
(50%-os méret)
A számlák adattábla első oszlopa a számla státuszát mutatja. A számla státusza az alábbi értékeket veheti fel:
- Üres érték - Elkészített, de még ki nem nyomtatott számla.
- N - Kinyomtatott számla.
- S - Stornózott számla.
- H - Helyesbítő számla.
- E - Helyesbített számla.
A számlák szerkesztőablakán levő beviteli mezők két csoportra vannak osztva. A két csoport két külön fülön található (fej adatok, tételek). A fej adatok a számla fejlécében szereplő adatokat tartalmazzák:
- Sorszám - Automatikusan, a számítógép által adott sorszám. Nem szerkeszthető.
- Partner - Az partner, akinek a számla ki lesz állítva. Amennyiben a partner nem található a listában, a listától jobbra eső gomb segítségével felvihető a listába. Partner felvitele előtt érdemes megnézni, hogy szerepel-e már a listában, és csak akkor felvinni, ha szükséges. Ellenkező esetben sok dupla adat kerül a partner törzsbe.
- Irányítószám - A partner irányítószáma. Informatív adat, a partner kiválasztásakor frissül az értéke.
- Város - A partner városa. Informatív adat, a partner kiválasztásakor frissül az értéke.
- Utca - A partner címe. Informatív adat, a partner kiválasztásakor frissül az értéke.
- Fizetési mód - A fizetési mód (készpénz, átutalás). Amennyiben a partnernél meg van adva fizetési határidő, és az nem nulla, akkor a partner kiválasztásakor a fizetési mód átutalásra vált.
- Teljesítés dátuma - A teljesítés dátuma
- Számla kelte - A számla kelte
- Fizetési határidő - A fizetési határidő
- Példányszám - Hány példányban készüljön a számla
- Devizanem - A számla devizaneme. A programmal készíthető forintos és devizás számla. A forintos számlák F előtaggal, a devizás (nem forintos) számlák D előtaggal kapnak sorszámot, és külön sorszámon futnak.
- Bankszámla - A partner számára megjelenítendő bankszámlaszám.
- Jogcím - A számla jogcíme. Belső használatra, a statisztikához. A számlákról kérhető összesítés jogcímek szerint.
Egy számla fej adatainak szerkesztésére a 26. ábrán látható példa.
26. ábra
Számla fej adatainak szerkesztése
A tétel adatok az alábbi beviteli mezőket tartalmazza:
- Számla tételek - A számlán szereplő tételek. A lista mellet levő gombokkal vihető fel új tétel, szerkeszthető az aktuálisan kiválasztott tétel, vagy törölhető tétel.
- Megjegyzés - A számla megjegyzése. A listából kiválaszthatók az előre elkészített megjegyzések, amik utána szerkeszthetők. Készíthető megjegyzés előre elkészített megjegyzés használata nélkül is.
- Nettó - A számla nettó végösszege.
- Áfa - A számla ÁFA tartalma.
- Bruttó - A számla bruttó végösszege.
A számla tétel adatainak szerkesztésére a 27. ábrán látható példa.
27. ábra
Számla tételadatok szerkesztése
A számla tételek a számla szerkesztőablak tételek fülén a számla tételek listába vihetők fel. A számla tételeinek felvitelekor az alábbi adatokat kell megadni:
- Szolgáltatás - A kiszámlázandó szolgáltatás. A listából kiválasztható a kiszámlázandó áru vagy szolgáltatás. Amennyiben nincs a listában, a beviteli mező jobb oldalán található gombbal fel lehet vinni. Érdemes a felvitel előtt meggyőződni arról, hogy az adott szolgáltatás még nincs a listában, ellenkező esetben előfordulhat, hogy egyes szolgáltatások többször kerülnek felvitelre a szolgáltatás törzsbe.
- VTSZ/SZJ Kód - A szolgáltatás VTSZ vagy SZJ kódja. Informatív adat, a partner kiválasztásakor frissül az értéke.
- Áfa kulcs - Az áru vagy szolgáltatás Áfa kulcsa.
- Mennyiség - Az áru vagy szolgáltatás mennyisége.
- Mennyiségi egység - Az áru vagy szolgáltatás mennyiségi egysége.
- Egységár - Az áru vagy szolgáltatás egységára.
- Nettó - A tétel nettó értéke.
- Áfa - A tétel ÁFA tartalma.
- Bruttó - A tétel bruttó értéke.
- Megjegyzés - A számla tételhez fűződő megjegyzés.
A számla tétel szerkesztésére a 28. ábrán látható példa.
28. ábra
Számla tétel szerkesztése
A számítógépes számlázás legnagyobb előnye az utólagos statisztikák készítésének lehetősége. Mivel minden - számlázással kapcsolatos - adat megtalálható a program adatbázisában, ezért bármikor statisztika készíthető a programmal a kiállított számlákról vagy szállítólevelekről. A program elkészítésénél törkedtünk a minél szélesebb körű statisztikák készítésének lehetőségének biztosítására.
Az nVoice segítségével készíhető statisztika a szállítólevelekről és a számlákról. Ebben a fejezetben a számlákról készíthető statisztikát fogjuk bemutatni. A szállítólevelek statisztikája nagyban hasonlít a számlák statisztikájához, ennek bemutatását mellőzzük.
A statisztika elkészítésének menete:
- A statisztikában részt vevő számlák körének meghatározása (szűrés).
- A számlák sorrendjének (csoportosításának) meghatározása.
- A csoportosítási szintek és a statisztikában részt vevő oszlopok megadása.
A statisztika menüpont számlák almenüpontjának kiválasztása után megjelenik egy dialógus ablak, ahol különféle szűrőfeltételek adhatók meg a statisztikában résztvevő számlákra. A programba az alábbi szűrési feltételeket építettük be: sorszám, partner, fizetési mód, teljesítési határidő (tól, ig), számla kelt (tól, ig), fizetési határidő (tól, ig), jogcím, nettó érték, ÁFA tartalom, bruttó érték, nyomtatva, stornó. A feltételek a feltétek melletti csúszka jobbra húzásával aktiválhatók. A feltételek beállítására a 29. ábrán látható példa.
29. ábra
Példa a feltételek beállítására a statisztikában
A dialógus ablak utolsó fülén a számlák sorrendje adható meg. Az alábbi mezők szerint lehet (több szinten) sorba rendezni a számlákat: sorszám, partner neve, fizetési mód, teljesítés határideje, számla kelte, fizetési határidő, nettó érték, bruttó érték. A dialógus ablakon a sorrend a jobb oldali listában levő mezőkkel adható meg. A balra mutató nyíl elveszi a jobb oldalon kiválasztott mezőt, a balra mutató kettős nyíl törli a mezők listáját, a jobbra mutató nyíl hozzáadja a jobb oldali listához a bal oldalon kiválasztott mezőt. A sorrend beállítására példa a 30. ábrán látható.
30. ábra
Sorrend beállítása a számla statisztikában
A megfelelő rekordok kiválasztása után kinyomtathatók a leválogatott számlák, illetve nyomtatási kép kérhető a számlákról. A nyomtatás vagy a nyomtatási kép gomb megnyomása után megjelenik a nyomtatási beállítások ablak. Itt megadható, hogy mely mezők kerüljenek rá a nyomtatási képre (oszlopok fül), és hogy mely mezők szerint legyenek csoportosítva az adatok. A dialógus ablakban megadhatók az alábbi nyomtatási beállítások:
- Tételek nyomtatása - Csak az összesen sorok, vagy csak a tételek kerüljenek nyomtatásra.
- Végösszeg nyomtatása - Szükséges-e a végösszeg kinyomtatása.
- Fejlécek nyomtatása - Nyomtatódjanak-e a csoportfejlécek.
- Fekvő tájolás - Fekvő vagy álló tájolás.
A nyomtatási beállításokra példa a 31. ábrán látható.
31. ábra
Nyomtatási beállítások
Statisztika nyomtatási képre a 32. ábrán látható példa.
32. ábra
Statisztika nyomtatási kép
(50%-os méret)
Az ablakok menüpont alatt a Windows-ban megszokott, ablakelrendezési funkciók találhatók, mint:
- Mozaikszerű elrendezés vízszintesen - Az ablakok mozaikszerű elrendezése vízszintes irányban.
- Mozaikszerű elrendezés függőlegesen - Az ablakok mozaikszerű elrendezése függőleges irányban.
- Átlapolt elrendezés - Az ablakok átlapolt elrendezése.
- Ikonok elrendezése - Az ikonok elrendezése az ablak aljához.
Az nVoice lehetőséget ad több felhasználó kezelésére. Felhasználónként megadható, hogy az adott felhasználó melyik menüponthoz férhessen hozzá. A felhasználók csoportokba sorolhatók, megkönnyítve a jogosultságok kezelését. Az nVoice a felhasználói adatokat fájlban tárolja és erős titkosító algoritmussal védi. Az aktuálisan bejelentkezett felhasználói azonosítót az nVoice a program fejlécében jelzi.
Telepítés után a program egy felhasználót tartalmaz. A felhasználónév "admin", jelszava nincs. Ha csak egy felhasználó van regisztrálva az nVoice-ban, és annak a felhasználónak nincs jelszava, a program automatikusan belépteti.
33. ábra
Felhasználó szerkesztése
A 33. ábrán példa látható az nVoice egy felhasználójának szerkesztésére. A felhasználó adatainál az alábbi tulajdonságokat kell megadni:
| Név |
A felhasználó neve. |
| Leírás |
A felhasználó leírása. |
| Jelszó |
A felhasználó jelszava. |
| Megerősítés |
A felhasználó jelszavának megerősítése. |
| Adatbázis azonosító |
Az adatbázishoz való kapcsolódáshoz való felhasználó azonosító. Normál nVoice telepítés esetén erre a tulajdonságra nincs szükség, tetszőleges lehet. |
| Jelszó |
Az adatbázishoz való kapcsolódáshoz való jelszó. |
| Megerősítés |
A jelszó megerősítése. |
| Csoporttagság |
A felhasználó melyik csoportba tartozik. |
| Jogosultságok |
A felhasználó által elérhető programfunkciók. |
34. ábra
Példa felhasználói jogosultságok szerkesztésére
A 34. ábrán példa látható a felhasználói jogosultságok beállításaira. A bal oldali oszlopban található az összes védett programfunkció, a jobb oldali listában a felhasználó számára engedélyezett programfunkciók. A középső oszlopban levő gombokkal az alábbi műveletek végezhetők el:
- A bal oldalon kiválasztott jogosultság engedélyezése,
- A jobb oldalon kiválasztott jogosultság elvétele,
- Az összes jogosultság hozzáadása,
- Az összes jogosultság elvétele.
Ebben a fejezetben az nVoice segédprogramjait ismertetjük. Az nVoice használatához ezen programokra nincs szükség, viszont segítséget nyújtanak a program testreszabásában, könnyebb használatában.
Önnek új verzióra való átállás esetén lesz szüksége ezen segédprogram használatára.
FIGYELEM: a programot csak friss telepítés után használja! Ha már számlázott az új rendszerben, a program használata adatvesztést okozhat.
Az új verzióra való átállás menete:
- Mentse le a régi programot CD-re, vagy más adathordozóra.
- Telepítse fel az új programot.
- Indítsa el a Start menü nVoice mappájából az adatok áthozatala programot.
- Válassza ki a lenyíló listából a régi verziót.
- Nyomja meg az adatok áthozatala gombot.
- A program értesíteni fogja az adatok áthozatalának kimeneteléről.
- Amennyiben az adatok áthozatala sikeres volt, ellenőrizze, hogy megvannak-e a számlái, majd távolítsa el a régi programot a sorszám duplikációk elkerülése érdekében.
A program segíségével ellenőrizheti, hogy a számítógépén telepítve van-e a Borland Database Engine. Amennyiben nincs telepítve, a program segítséget nyújt a letöltéséhez. Amennyiben a Borland Database Engine fel van telepítve a gépére, a program nem küld üzenetet. A program automatikusan elindul az nVoice telepítésekor.
A program segítségével Ön beállíthatja a Borland Database Engine LOCAL SHARE módját az adatainak nagyobb biztonsága érdekében.
A program segítségével Ön saját fejlécet adhat meg, amit az nVoice a programmal készített számlákon a lap tetején teljes szélességben fog elhelyezni. A fejléc elhelyezésének menete a következő:
- Indítsa el a Start menü nVoice mappájából a számla fejléc beállító programot.
- A felbontás csoportból válassza ki az Ön nyomtatójának felbontását.
- A képméret csoportban állítsa be a képfájl kívánt magasságát.
- Készítsen egy rajzolóprogrammal a képméret csoportban a képpont oszlopban megadott méretű képet és mentse ki bitkép (BMP) formátumban.
- Nyomja meg a kép betöltése gombot.
- Nyomja meg az OK gombot.
Telefonos és email-en keresztüli terméktámogatást adunk termékünkhöz. Telefonszámunk és email címünk megtalálható honlapunkon. A telefonon keresztüli terméktámogatás munkaidőben vehető igénybe.
A programhoz egy év garanciát és egy év jogszabályi követést adunk. 1.x verzióról 1.x verzióra való átállás - magasabb verziószámra váltás esetén - díjmentes.
